Почему необходимо переходить на электронный документооборот

Бумажные документы постепенно становятся историей. В современных реалиях все больше компаний отказывается от бумажного документооборота. Ему на смену приходит электронный документооборот, имеющий гораздо больше преимуществ.

Система электронного документооборота – это программное обеспечение, позволяющее работать с электронными документами на любой стадии их жизненного цикла. Перед тем, как рассказать о причинах, почему нужно купить СЭД, стоит вспомнить о проблемах бумажного документооборота, приведших к его постепенному исчезновению.

Проблемы бумажного документооборота

Главная проблема заключается в том, что бумажные документы неудобно хранить. Из-за этого существенно повышается риск потери важной документации. К тому же зачастую возникают проблемы с поиском требуемого документа в бесконечном потоке различных бумаг.

Проблемы также возникают с контролем документов. Если в компании принято согласовывать важную документацию с несколькими подразделениями, могут возникать проблемы с определением актуального статуса документа. Зачастую сотрудники компании даже не знают, на каком этапе согласования находится документация.

Еще одной проблемой является подготовка документов. В большинстве фирм существуют внутренние регламенты, которым должна соответствовать официальная документация. Соответственно, потребуются шаблоны документов. На поиск актуальных шаблонов иногда уходит немало времени. Поэтому снова могут возникать задержки с подготовкой документации.

Также не стоит забывать о том, что для бумажного документооборота несвойственна систематичность. Следовательно, руководители организации не могут полностью контролировать бизнес-процесс. Эту проблему может решить только автоматизация документооборота.

Преимущества ЭДО

Внедрение ЭДО в работу современной компании позволяет воспользоваться сразу несколькими преимуществами. Во-первых, применение СЭД способствует существенной экономии. Это преимущество особенно важно на фоне постоянного роста цен на бумагу, печатное оборудование, расходные материалы и услуги курьеров. Для существенного уменьшения затрат следует постепенно переходить на электронный документооборот.

Во-вторых, СЭД позволяет повысить скорость работы с документацией. Данная система обеспечивает оперативную отправку и получение документов. За счет этого исключается риск просрочки дедлайнов предоставления требуемых документов.

В-третьих, внедрение СЭД позволяет получить новые возможности для ведения бизнеса. Компании, использующие такую систему, могут участвовать в государственных и коммерческих тендерах. К тому же у них появляется возможность заключать договора с контрагентами, которые уже используют электронный документооборот.

Ощутимым преимуществом также считается нивелирование расходов на хранение бумажной документации. К тому же исключается риск ее утраты или повреждения.

Среди других плюсов нужно отметить возможность автоматизации процессов, касающихся работы с документацией. Благодаря этому, исключается риск получения убытков, обусловленных человеческим фактором или форс-мажорными обстоятельствами.

Остается добавить, что с экономической точки зрения внедрение СЭД будет выгодно как для больших компаний, так и для индивидуальных предпринимателей. Чтобы это понять, достаточно сравнить затраты на бумажный и электронный документооборот. Разницу особенно ощутят компании, которым приходится сталкиваться с большим объемом документов.