Автоматизация учета кадров: преимущества и недостатки систем учета кадровых данных, возможности автоматизации процесса, выбор подходящей системы учета

Под автоматизацией учета кадров понимают процесс использования технологий и специализированного программного обеспечения для упрощения и ускорения процессов ведения и учета кадрового делопроизводства и управления персоналом. Как и всякое организационное нововведение, автоматизация имеет свои сильные и слабые стороны, которые необходимо учитывать еще на этапе рассмотрения целесообразности использования данного решения.

Что надо знать о плюсах и минусах автоматизации кадрового учета

Автоматическое выполнение задач, связанных с управлением персоналом, позволяет существенно сократить время и усилия, затрачиваемые на рутинные задачи, такие как заполнение документов, расчет заработной платы и учет отпусков.

О преимуществах такой системы говорить легко и приятно. Это прежде всего:

•   улучшение управления персоналом — удобное хранение и обработка информации о сотрудниках упрощает управление персоналом, повышает эффективность работы, улучшает коммуникацию между сотрудниками и руководством.
•   снижение затрат — автоматизация процесса учета кадров может снизить затраты на содержание персонала за счет уменьшения количества ошибок при вводе данных и упрощения процессов отчетности;
•   улучшение качества данных за счет исключения ошибок, связанных со случайным человеческим фактором;
•   повышение эффективности — ускорение процесса обработки данных о сотрудниках и высокая точность информации приводят к более эффективной работе компании в целом.

Однако у систем автоучета кадров также есть некоторые недостатки, главным из которых следует считать сложность внедрения и необходимость значительных инвестиций со стороны компании.

Кроме того:

•   сотрудники часто нуждаются в обучении работе с новой системой учета, что может занять время и потребовать дополнительных затрат;
•   некоторые системы учета кадров имеют ограничения по масштабируемости, что может затруднить использование системы для крупных компаний.

Кратко о критериях выбора

Сегодня существуют различные программы и системы для автоматизации учета кадров (1C, SAP, Microsoft Dynamics, Oracle HR). Выбор конкретного варианта зависит от масштабов компании, ее потребностей и финансовых возможностей и требует проведения грамотного анализа существующих предложений.